Zamawiający:
Stołeczna 2/102
15-879 Białystok
+48 795 029 648
mail: biuro@swiatsupli.pl
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/03/2022
W związku z realizacją projektu pt. „Przygotowanie przedsiębiorstwa Świat Supli Paweł Lisowski do wdrożenia nowego modelu biznesowego związanego z internacjonalizacją przedsiębiorstwa” w ramach Działania 1.2 Internacjonalizacja MŚP w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Świat Supli Paweł Lisowski ogłasza, zgodnie z zasadą konkurencyjności, postępowanie w trybie rozeznania rynku na zakup usług w projekcie.
I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: postępowanie w trybie rozeznania rynku
Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę rozeznania rynku określoną w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
Wykonawca zobowiązuje się w toku realizacji umowy do bezwzględnego stosowania „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020”.
II. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV):
Kod CPV 1: 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw
Kod CPV 2: 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Wykonanie zabudowy na targi FIBO Global Fitness 07-10.04.2022, Kolonia, Niemcy.
Planowany termin realizacji zamówienia:
Usługi realizowane będą w terminie 16.03.2022 – 10.04.2022 r. Dokładne daty realizacji poszczególnych usług ustalane będą indywidualnie z wykonawcą.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
- Zabudowa targowa, stoisko 40m2
Zabudowa stoiska – indywidualna nietypowa – projekt i wykonanie
Projekt musi uwzględniać proponowaną powierzchnię wystawienniczą.
Proszę o przesłanie koncepcji zabudowy.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w projekcie na etapie realizacji zamówienia.
Wykonanie zabudowy uwzględnia:
· projekt zabudowy stoiska,
· realizacja zabudowy stoiska zgodnie z harmonogramem prac montażowych / demontażowych ustalonych przez organizatora targów
Ogólne założenia do zaprojektowania stoiska:
· stoisko 40m2,
· układ narożny,
· w skład stoiska powinno wchodzić: mała część ekspozycyjna, strefa do rozmów, małe zaplecze (ok. 2-3m2).
· stoisko dobrze oświetlone - odpowiednik meta-halogenów o mocy ok 7-9 kW
· wysokość do 4m.
Wyposażenie uzupełniające:
· instalacja elektryczna
· podłoga - wykładzina
· grafika identyfikująca i opisująca firmę wraz z logo firmowym
· lada/recepcja z blatem z płyty meblowej
· wzmocnione ekspozytory na części
· stoliki okrągłe szklane
· krzesła
· regał do zaplecza i na materiały reklamowe
· lodówka
· wieszak na ubrania
· kosz na śmieci
· materiały użyte do budowy stoiska powinny posiadać atesty zgodnie z wymogami organizatorów targów oraz przepisów BHP oraz ppoż.
W ramach realizowanej usługi wykonawca zabudowy, dokona jej montażu przed rozpoczęciem targów i demontażu po zakończeniu targów zgodnie z harmonogramem.
Informacje dodatkowe dotyczące przedmiotu zamówienia:
nie dotyczy
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA:
Do postępowania zostaną dopuszczeni oferenci / Wykonawcy spełniający następujące warunki:
Ø Posiadają uprawnienia do wykonywania wymaganej przedmiotem zamówienia działalności, posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują potencjałem technicznym, osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
Ø Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do realizacji zamówienia, tj.: nie zalegają z płatnością podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanego warunku udziału Wykonawcy w postępowaniu wg formuły spełnia/nie spełnia na podstawie przedłożonego oświadczenia.
Wykonawca jest zobowiązany złożyć podpisane oświadczenie, stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
Ø Złożenie podpisanego i wypełnionego Załącznika nr 3 - dokumentu RODO
Ø Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo dołączone do oferty winno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie (jeżeli jest konieczne).
Ø Gotowość do wykonania usług w terminie: 16.03.2022 – 10.04.2022
Gotowość do wykonania usługi w podanym terminie weryfikowane będzie na podstawie złożonego oświadczenia przez wykonawcę, stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
V. WYKLUCZENIE WYKONAWCY
1. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągnięcia zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wykonawca jest zobowiązany złożyć podpisane oświadczenie, stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
VI. KRYTERIA WYBORU OFERTY
Zamawiający zastosuje następujące kryteria:
1. Cena netto - waga 80% = 80 pkt
2. Warunki płatności – waga 20% = 20 pkt
Maksymalnie 100 pkt. Punkty obliczone zostaną z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.
Opis sposobu wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty:
1. Cena – waga 80% (maksymalnie 80 punktów)
Cenę netto za wykonanie zamówienia należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, cena powinna obejmować całkowity koszt realizacji zamówienia objętego zapytaniem ofertowym z uwzględnieniem kosztów opracowania i druku materiałów merytorycznych dojazdu na miejsce realizacji doradztw, koszty ponoszone przez ewentualnych podwykonawców i partnerów.
Punkty przyznawane za kryterium cena będą liczone wg następującego wzoru:
Cn
C = ------------------------- x 80 pkt.
Co
gdzie:
C – cena netto/wykonania oferty;
Cn – najniższa cena ofertowa netto spośród badanych ofert
Co – cena netto badanej oferty.
2. Warunki płatności - waga 20% (maksymalnie 20 punktów)
W przypadku faktur z terminem płatności, termin płatności liczony od momentu podpisania protokołu odbioru. Punktacja przyznawana będzie następująco:
a) faktury z terminem płatności do 13 dni – 0 punktów
b) Faktury z terminem płatności 14-29 dni – 10 punktów
c) Faktury z terminem płatności 30 i więcej – 20 punktów
Opis sposobu wyliczenia oceny końcowej
OK = C + WP
gdzie:
OK (ocena końcowa) – suma punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach
C – Liczba punktów przyznanych Wykonawcy za kryterium „cena”
WP – Liczba punktów przyznanych Wykonawcy za kryterium warunki płatności
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która poprzez zsumowanie punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach uzyskała największą liczbę punktów.
Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym lub nie przystąpi w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie do jej podpisania, Zamawiający odrzuci tę ofertę i może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach.
Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od daty wystawienia oferty.
VII. ODRZUCENIE OFERTY
1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
a. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego;
b. złoży ofertę niekompletną, tj. nie zawierającą oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym postępowaniu;
c. przedstawi nieprawdziwe informacje;
d. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.
VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY, MIEJSCE I TERMIN DOSTARCZENIA OFERTY
1) Oferent może złożyć tylko jedną ofertę
2) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych
3) Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik 1 do zapytania ofertowego, w języku polskim na komputerze lub odręcznie drukowanymi literami, niebieskim lub granatowym kolorem oraz powinna zawierać datę sporządzenia, miejsce oraz czytelny podpis Oferenta.
4) Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych lub uzupełniających.
5) Istnieje możliwość zlecenie realizacji usługi podwykonawcy.
6) Oferta powinna zawierać proponowane wynagrodzenie wyrażone w złotych polskich w kwocie netto i brutto, tzn. powinno zawierać podatek VAT
7) Cena w ofercie powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmuje wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.
8) Termin ważności oferty: minimum 30 dni od daty wystawienia oferty.
9) Ofertę można złożyć w następujący sposób:
a) osobiście w siedzibie firmy: Świat Supli Paweł Lisowski, Stołeczna 2/102, 15-879 Białystok
b) pocztą/kurierem na adres siedziby firmy: Świat Supli Paweł Lisowski, Stołeczna 2/102, 15-879 Białystok
c) pocztą e-mail: biuro@swiatsupli.pl
10) Termin składania ofert upływa 15.03.2022 r. (decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego).
11) Koszty przygotowania oraz dostarczenia oferty ponosi Wykonawca.
12) W sprawach związanych z zapytaniem ofertowym proszę kontaktować się z zamawiającym: Paweł Lisowski, +48 795 029 648, e-mail: biuro@swiatsupli.pl
IX.WARUNKI DOKONANIA ZMIANY UMOWY:
1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
2) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy.
3) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie dało się przewidzieć w momencie sporządzania zapytania ofertowego. Ponadto zmianie może ulec sugerowana ilość stron katalogu firmowego, sugerowana długość filmu oraz ilość stron do tłumaczenia.
X.ZASTRZEŻENIA
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje przedsiębiorstwo Świat Supli Paweł Lisowski do żadnego określonego działania:
1) Świat Supli Paweł Lisowski nie może być pociągane do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów / wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
2) Świat Supli Paweł Lisowski zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.
3) Brak odpowiedzi na złożoną ofertę nie stanowi zawarcia umowy.
4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podawania przyczyny.
5) W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie przez Zamawiającego umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
Wymagane załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy <- pobierz
Załącznik nr 2 – Oświadczenia Wykonawcy <- pobierz
Załącznik nr 3 – RODO <- pobierz
